Elektronische Vergabe rechtssicher und effizient durchführen

Die Verpflichtung zur elektronischen Vergabe (e-Vergabe) wird ein Jahr alt. Seit April 2016 müssen öffentliche Auftraggeber sowohl die Bekanntmachung als auch die Vergabeunterlagen elektronisch veröffentlichen. Mit der modernen Online-Plattform von ISPEX gelingt das Vergabeverfahren rechtssicher, effizient und zusätzlich energiewirtschaftlich optimiert.

Ganzheitliche Erfordernisse des Verfahrens

Die Neuerung im Vergaberecht im Frühjahr 2016 startete mit einer wesentlichen Anforderung an die öffentlichen Auftraggeber. Diese sind seitdem verpflichtet, potenziellen Bietern unentgeltlichen, vollständigen und direkten Zugang zu den Vergabeunterlagen zu gewähren.

Speziell bei der Ausschreibung von Strom und Gas kommen neben den gesetzlichen noch zusätzlich die energiewirtschaftlichen Faktoren hinzu. Im Vorfeld müssen Daten erfasst und entsprechend aufbereitet werden. Dazu zählt unter anderem die Darstellung der Lastprofile bei Strom. Zudem muss die Abnahmesituation des Auftraggebers nachvollziehbar und klar strukturiert in die Ausschreibungsunterlagen einfließen, um Unstimmigkeiten schon im Vorfeld zu vermeiden und Sicherheit für den Auftraggeber und den potenziellen Lieferanten herzustellen. Diese Vorarbeiten münden in genau auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmte Vertragsbedingungen, die die individuellen Abnahmeverhältnisse unter allen relevanten Gesichtspunkten widerspiegeln.

Auf diese Weise kann eine weite Spanne an Anforderungen von öffentlichen Auftraggebern berücksichtigt und über eine Online-Plattform abgewickelt werden. Das reicht vom kommunalen Zweckverband bis zum Landkreis, der Ausschreibungen für kleinere Kommunen bündelt. Auch hierbei spielt die individuelle Situation des Ausschreibenden eine entscheidende Rolle. Kleine Kommunen können mitunter z.B. bei vergaberechtlichen Aspekten Unterstützung anfordern. Sobald ein öffentlicher Auftraggeber über eine eigene Vergabeabteilung verfügt, ist der vergaberechtliche Teil häufig nicht mehr zentral. Dann jedoch rückt die energiewirtschaftliche Optimierung in den Vordergrund.

Über allen Aspekten steht die Nachweissicherheit im Verfahren. Aus diesem Grund ist auf einer leistungsfähigen Online-Plattform ein transparenter Dokumentationsmechanismus implementiert. Dieser garantiert die Transparenz des Verfahrens, die der notwendigen Rechtssicherheit aller Beteiligten dient.

Reichweitensteigerung bedeutet Kostenoptimierung

Der Erfolg einer Ausschreibung bemisst sich nicht nur an der rechtssicheren Durchführung. Auch die Optimierung der Kosten kann eine professionell gemanagte elektronische Ausschreibung leisten. Der Schlüssel besteht in der gezielten Vergrößerung der Reichweite. Das bedeutet möglichst viele Bieter in das Verfahren zu involvieren und damit die Wettbewerbssituation zugunsten des Ausschreibenden zu verbessern. In der Vergangenheit stießen traditionelle Wege öffentlicher Auftraggeber bei Ausschreibungen in der Energiewirtschaft oft nicht auf die gewünschte Resonanz. Entsprechend überschaubar blieb die Beteiligung an Strom- und Gasausschreibungen.

Die von der ISPEX AG bereitgestellte Plattform energie-handelsplatz.de kommuniziert die Ausschreibung an über 500 angeschlossene Energielieferanten und ergänzt die europaweiten Bekanntmachungen wie z.B. eNotices. Die Vergabeunterlagen erreichen ohne Zugangsbeschränkung und direkt den relevanten Bieterkreis aus der Energiewirtschaft und lösen damit einen Bieterwettbewerb aus.

Transparenter Wettbewerb

Der öffentlichen Ausschreibung auf energie-handelsplatz.de folgt eine Abgabe der Angebote durch die Bieter. Sie registrieren sich vorher schnell und kostenlos. Ist die definierte Angebotsfrist abgelaufen, prüft ISPEX die Gebote auf ihre Zulässigkeit.

Für Bieter mit gültigen Angeboten beginnt nun die nächste Phase. Sie werden zu der elektronischen Auktion eingeladen und erhalten individualisierte Zugangsdaten. Zudem können die Teilnehmer im Rahmen der Auktion die zuvor abgegebenen Preise nachbessern, d.h. senken. Die Bieter haben jederzeit Einblick in das Angebotsranking und können ihr Angebot kontinuierlich nachbessern. In diesem steten Wettbewerb ermittelt sich schließlich der wirtschaftlichste Bieter und nach dem Auktionsende und den vorgegebenen Wartefristen kann der Zuschlag erfolgen.

Vollelektronisch und zukunftssicher

Mit energie-handelsplatz.de erfüllt ISPEX bereits heute alle Anforderungen an das elektronischen Vergabeverfahren. Die Plattform wird permanent technisch fortentwickelt und rechtlichen Gegebenheiten angepasst. Damit erhalten öffentliche Auftraggeber ein umfassendes Leistungspaket mit dem sich die e-Vergabe rechtssicher und effizient abwickeln lässt.

Darüber hinaus unterstützt ISPEX im Vorfeld für den Erfolg entscheidende Faktoren wie die Vorbereitung der Vertragsunterlagen und die energiewirtschaftliche Optimierung der Daten. Die Reichweitenoptimierung verbunden mit dem Bieterverfahren garantiert den besten Preis ob für kleine oder große öffentliche Auftraggeber. Wir beraten Sie gerne für Ihr spezielles Ausschreibungsverfahren!

Bildquelle: Cayambe via Wikimedia unter CC BY-SA 4.0

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Alexandra Schröder

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