Verfahrensvereinfachung bei Vor-Ort-Prüfungen der Alternativen Systeme nach SpaEfV

Von ISPEX am 2. Mrz 2016

Alle Jahre wieder kommt der Zertifizierer in das Unternehmen, um die Funktionstüchtigkeit der Alternativen Systeme nach Spitzenausgleich-Effizienzsystemverordnung (SpaEfV) zu kontrollieren. Eine Verfahrensvereinfachung zu Vor-Ort-Prüfungen wird das in den nächsten Jahren ändern.
Auf Basis des Bürokratieentlastungsgesetzes dürfen Verfahrensvereinfachungen, die bisher nur für Energiemanagementsysteme nach DIN EN ISO 50001 und Umweltmanagementsysteme nach EMAS galten, in Zukunft auch für Alternative Systeme nach SpaEfV genutzt werden. Das spart für die betroffenen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.

Vor-Ort-Prüfung und Dokumentenprüfung künftig im Wechsel

Welche Anforderungen an Alternative Systeme bestanden bisher? Alternative Systeme nach SpaEfV mussten nicht nur konsequent fortgeschrieben, sondern auch jährlich einer Vor-Ort-Prüfung durch den Zertifizierer unterzogen werden. Diese Pflicht wird in Zukunft durch einen 2-Jahres-Rhythmus gelockert. Künftig wechseln sich Vor-Ort-Prüfung und reine Dokumentenprüfung im Jahresturnus ab. Bei der Dokumentenprüfung kann der Zertifizierung allein anhand der notwendigen Unterlagen die Funktionstüchtigkeit des Alternativen Systems bescheinigen. Der Prüfungsturnus könnte dann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

• 2015: Dokumentenprüfung inklusive Vor-Ort-Prüfung
• 2016: vereinfachte Dokumentenprüfung
• 2017: Dokumentenprüfung inklusive Vor-Ort-Prüfung
• 2018: vereinfachte Dokumentenprüfung
• usw.

Vereinfachungen für Unternehmen mit mehreren Standorten

Eine weitere Neuerung ergibt sich für Unternehmen mit mehreren Standorten. Diese können zukünftig wahlweise zur vereinfachten Dokumentenprüfung das Multi-Site-Verfahren anwenden. Damit wäre es möglich, im Rahmen der Vor-Ort-Prüfung lediglich den Hauptstandort sowie ein Teil der Niederlassungen zu erfassen.
Alternativ können aber auch Unternehmen mit mehreren Standorten die Intervalle der Vor-Ort-Prüfungen verlängern. Dabei müssen alle Unternehmensteile lediglich mindestens alle vier Jahre vor Ort geprüft werden. Zusätzlich können Unternehmensteile, die in Summe weniger als 10% des gesamten Energieverbrauchs im Unternehmen beziehen, von der Nachweisführung weitestgehend ausgeschlossen werden. Auch diese Regelungen sind nicht neu, sondern werden bereits im Zusammenhang mit den Verfahrensvereinfachungen bei der Durchführung von Energieaudits nach DIN 16247-1 durchgesetzt.
In der praktischen Umsetzung ergibt sich aus den Verfahrensvereinfachungen zum Beispiel der folgende Prüfungsablauf:

• 2015: Dokumentenprüfung inklusive Vor-Ort-Prüfung aller Standorte
• 2016: vereinfachte Dokumentenprüfung
• 2017: Dokumentenprüfung inklusive Vor-Ort-Prüfung einer Auswahl von Standorten inklusive des Hauptstandortes
• 2018: vereinfachte Dokumentenprüfung
• 2019: Dokumentenprüfung inklusive Vor-Ort-Prüfung der übrigen Standorte inklusive des Hauptstandortes
• 2020: vereinfachte Dokumentenprüfung
• usw.

Wann ist eine Vereinfachung nicht möglich?

Aus den beispielhaften Prüfungsabläufen wird deutlich, dass Unternehmen bereits im laufenden Jahr 2016 auf die Verfahrensvereinfachungen zurückgreifen können. Jedoch gibt es keine Vereinfachung ohne entsprechende Ausnahmen.

Verfahrensvereinfachung bei Vor-Ort-Prüfungen der Alternativen Systeme nach SpaEfV können gemäß einer entsprechenden Veröffentlichung der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH) und der DAU (Deutsche Akkreditierungs- und Zulassungsgesellschaft für Umweltgutachter mbH) nur dann in Anspruch genommen werden, wenn keine wesentlichen Änderungen im System stattgefunden haben. Wesentliche Änderungen sind beispielsweise der Wechsel von Energieträgern, starke Verschiebungen der Energieeinsatzmengen oder Änderungen in der Unternehmensstruktur.

Sie haben Fragen zu Ihrem Alternativen System nach SpaEfV oder sind nicht sicher, ob die Verfahrensvereinfachung bei Vor-Ort-Prüfungen auf Ihr Unternehmen zutrifft? Unsere Experten unterstützen Sie gerne!